top of page

Digitalizar documentos e processos é cada vez mais necessário


O volume de documentos cresce diariamente e a tendência é trabalhar com processos digitais para não travar o fluxo operacional das empresas. Mas como fazer isso de maneira eficiente?


Uma solução é começar a gerar documentos digitais e deixar de imprimir, o quanto for possível. Mas não podemos esquecer os documentos que já foram impressos (em papel), que por sinal, ainda é uma porcentagem considerável das informações existentes nas empresas.

Não basta ter um scanner e converter o papel para um documento digital, é necessário pensar em gestão, em disponibilidade desse conteúdo, em segurança, em padronização, em atendimento a regulamentos, dentre outros fatores que precisam ser verificados.


Um documento digitalizado precisa dar respaldo à utilização futura por longo período, por isso precisa refletir na íntegra o original em papel, por essa razão, digitalizar documentos não é uma atividade para amadores, precisa conhecer o mínimo de parametrizações e possibilidades de tratamentos e formatos de imagens que podem ser geradas, seus prós e contras, e certificar-se que o processo de conversão seja bem feito.


Geralmente se opta por utilizar arquivos em formato .pdf, mais comum e com uma gama maior de atributos para utilização do conteúdo digital, dependendo da qualidade dos documentos em papel, pode-se optar por utilizar resoluções que variam de 150 a 300dpi, ou maior que isso para documentos antigos ou com impressões prejudicadas

.

A maioria dos arquivos podem ser digitalizados em preto e branco, para manter uma imagem mais leve, mas dependendo do propósito e importância do documento, as vezes opta-se por trabalhar com escala de cinzar ou colorido.


Há que se considerar também os regulamentos que tratam do tema, como o Decreto 10.278 de 18 de março de 2020 que determina em detalhes os requerimentos para digitalização, especialmente quando se pretende descartar o documento físico, e os metadados que são mais adequados para classificar e indexar cada documento também é algo importante a ser pensado.


O Decreto traz para as empresas o benefício de poder digitalizar documentos e eliminar a versão em papel, desde que o processo de digitalização atenda aos requisitos especificados no regulamento, sendo que um deles é o uso da assinatura digital com certificado ICP-Brasil, durante o processo da digitalização, além de prever que a empresa faça a gestão digital promovendo a disponibilidade, segurança, interoperabilidade e controle de prazos de guarda do documento, o que exige o uso de um software de ECM (Gerenciamento de Conteúdo Empresarial) para garantir o cumprimento de tais exigências.


A digitalização de documentos também é muito importante para garantir o processamento adequado de dados pessoais, uma vez que grande parte desse tipo de informação está contida em documentos, e não importa o meio que se encontra armazenado (físico ou digital), requer tratamento adequado pelo Controlador e Operador. E é fácil perceber que tratar dados em papel e cuidar da segurança desses dados nesse formato, é muito mais complicado do que tratar dos dados no formato digital, o que permite o uso de diversas ferramentas de tecnologia para ajudar nessa árdua missão que nos impõem as Leis que regulam a proteção de dados pessoais.


Portanto um caminho básico a se percorrer é a digitalização dos documentos, após o mapeamento dos processos da empresa para identificar onde os dados pessoais se encontram, se eles realmente são necessários, quais documentos precisam ser adaptados para expor menos a empresa à necessidade de controle no processamento, além disso, entender onde os dados estão armazenados.

Aí que o ECM torna-se fundamental pela sua capacidade de centralização dos documentos em um repositório único, onde será possível determinar com quem esses dados serão compartilhados, dentre outros aspectos que precisam ser analisados e revalidados mediante a determinação de novas políticas de segurança e tratamento de dados nas empresas, e vale ressaltar que não importa o tamanho da organização ou até mesmo se é uma pessoa física, se tratar dados pessoais, tem que se adequar.


A digitalização pode trazer muito mais benefícios às empresas, uma vez que torna as operações mais ágeis, seguras e com maior visibilidade. Na prática é uma via se mão única onde não tem volta, portanto, escanear documentos, digitalizar processos, tem que fazer parte da rotina das organizações, bem como o uso das tecnologias que estão disponíveis e cada vez mais inteligentes para auxiliar em diversos aspectos, para uma gestão moderna e eficiente dos negócios.


Profile

1 visualização0 comentário
bottom of page