top of page

Digitalização de documentos com validade legal, o que é necessário e como isso muda a realidade das


Digitalizar documentos e fazer a gestão eletrônica já é algo que agrega muito valor às organizações por trazer diversos benefícios para a operação, tais como: organização, agilidade, segurança e eficiência. Embora todos os benefícios sejam inquestionáveis, é evidente que havia uma lacuna sobre esse tema, visto que não era possível se livrar do papel, a não ser através da microfilmagem, o que passou a ser utilizado mais por instituições públicas e em apenas uma pequena parcela de documentos, devido a forma que se realiza a microfilmagem e ao custo não tão acessível. Finalmente com o Decreto 10.278/2020, de 18 de março de 2020 , as empresas passam a ter um excelente motivo para comemorar, passa a ser possível descartar o papel!!! Pelo menos para a grande maioria dos documentos disponíveis, aqueles cujo conteúdo não tem valor histórico, estes podem ser descartados, se digitalizados de acordo com os requisitos especificados no decreto. Só quem lida com grandes volumes de documentos diariamente sabe o que isso representa. Para muitas empresas essa nova realidade estabelece a necessidade de modernizar a maneira de lidar com documentos, já para outras empresas que já vinham a algum tempo se preparando para esse momento, resta conferir se os documentos digitalizados atendem aos requisitos, e definitivamente descartar a papelada ou ajustar o que não estiver de acordo. É óbvio que essa tarefa não é tão simples, e nada se transforma do dia para a noite, a maioria das empresas ainda não tem uma gestão de documentos digital, e certamente terão que reorganizar seus processos de produção, distribuição e controle de documentos, para isso será fundamental dedicar esforços para que essa migração seja bem feita e no menor tempo possível. Essa possibilidade real de conversão do legado em documentos digitais viabilizada pelo decreto 10.278 com a permissão para descarte do papel, vem a calhar com o fenômeno da transformação digital que tem exigido das organizações que passem a operar em ambientes cada vez mais digital, para isso as empresas tem deixado de gerar documentos em papel através do uso de tecnologias de ECM (Enterprise Content Mangement), do BPM (Business Processo Management) e da Assinatura Digital, para a gestão e distribuição de documentos e processos. As empresas também terão que se atentar à Lei de Proteção de Dados – LGPD, cujas exigências foram prorrogadas para 2021 devido a pandemia da COVID-19. Atender a LGPD vai impactar na forma de controle das informações que estão envolvidas nas operações e que podem identificar um indivíduo, como estamos tratando da Digitalização de Documentos, que seguramente em muitos casos podem conter dados de identificação tanto nos documentos como nos registros, entende-se que influenciará diretamente no atendimento à norma, portanto as empresas terão que prever em seus processos, formas seguras de trabalhar com os dados, registros e documentos e mitigar todos os riscos envolvidos criando novas políticas e nova cultura para uso da informação. Todas essas exigências e melhorias pelas quais as empresas terão que passar, seja por força de lei ou por exigências do mercado, vão tomar tempo e esforço, mas espera-se um avanço considerável na capacidade de operacionalizar, já que haverá uma modernização significativa nos processos.


Para descartar os documentos digitalizados, é necessário considerar os seguintes requisitos:


- Digitalizar os documentos com no mínimo 300 dpi, exceto plantas e mapas que devem ser digitalizados com 600 dpi. O documento digitalizado deve se equiparar ao documento físico. - O responsável pela digitalização deve assinar com certificado digital ICP Brasil para garantir a integridade e a autoria. - Não deve ocorrer perda na qualidade do arquivo, caso ocorra compressão . - Os arquivos devem ser em formato PDF/A e PNG para plantas, mapas, fotos e cartazes - Deve conter a indexação mínima exigida: Assunto, Autor (nome), Data e local da digitalização, Identificador do documento digital, Responsável pela digitalização, Título, Tipo documental, Hash (chekcsum) da imagem. Quando se tratar de órgão público, incluir os seguintes metadados: Classe, Data de produção (do documento original), Destinação prevista (eliminação ou guarda permanente), Gênero e Prazo de guarda - É necessário garantir a proteção do documento contra destruição, alteração, acesso e reprodução não autorizados. - O documento não deve ter conteúdo de valor histórico


Como as empresas vão lidar com essas novas demandas? Diante desse cenário, muitas empresas terão dificuldades em se adequar, tanto no que diz respeito a digitalização do legado, quanto na modernização dos seus processos para aumentar eficiência e atender a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Vale lembrar que todas as empresas devem se adequar, não importa o porte ou segmento, modernizar é uma questão de sobrevivência e compliance. Já estamos vivendo momentos cruciais onde as empresas estão buscando soluções internas e externas para atender essa nova realidade. Isso traz muitas oportunidades para prestadores de serviços de digitalização, consultoria em gestão de processos, e na área jurídica, que lidam diariamente com documentos, regras e processos e poderão auxiliar as organizações na modernização de suas políticas e na escolha das ferramentas certas, com intuito de garantir uma transição menos turbulenta e mais segura.


Como a Plataforma Interfy pode ajudar as empresas a se adquar? A Plataforma Interfy possui os recursos e funcionalidades necessários para digitalizar os documentos atendendo aos requisitos do Decreto 10.278 e da LGPD; é um serviço 100% online de rápida implementação, acessível a qualquer empresa.

Desempenha um papel importante no processo de transformação digital das empresas por agregar recursos para a gestão de documentos e automatização de processos em um mesmo login.

Através da definição de perfis de acesso, do registro de logs, e da possibilidade da própria empresa desenhar seus fluxos de trabalho, permite mais facilmente a implementação das novas políticas necessárias para garantir a segurança de dados e de informações de responsabilidade da empresa.

1 visualização0 comentário
bottom of page